אוטומציות לצוות מכירות קטן: מה להטמיע קודם ואיך

מה שונה בצוות מכירות קטן

בחברה גדולה יש מי שמסנן לידים, מי שמתאם פגישות ומי שמתחזק את ה CRM. בצוות של שלושה אנשים אותו אדם עונה לליד, קובע פגישה, כותב הצעה, רודף אחרי תשובה ומעדכן גיליון בסוף היום, אם נשאר לו כוח. Salesforce מפרסמת כבר כמה שנים את דוח State of Sales. בגרסה של 2022 נמצא שאנשי מכירות מקדישים פחות משליש מהשבוע שלהם למכירה בפועל. השאר הולך על עבודה מנהלתית, הקלדה וחיפוש מידע.

בצוות קטן יש לזה עוד מחיר. המידע על הלקוחות נמצא בראש של הנציג ובטלפון שלו. כשהוא בחופש או עוזב, העסקאות שלו נתקעות. אוטומציה טובה לצוות קטן פותרת קודם כל את זה: היא שומרת את המידע במקום משותף בלי לבקש מהנציגים לעבוד יותר.

הבסיס: פייפליין אחד עם שלבים ברורים

לפני כל אוטומציה צריך להסכים על השלבים שעסקה עוברת ועל מה שמסמן מעבר בין שלב לשלב. דוגמה לעסק שמוכר שירות:

השדה של סיבת האובדן נראה כמו בירוקרטיה, אבל אחרי חודשיים הוא אומר לכם אם מפסידים על מחיר, על זמינות או על לידים לא מתאימים. כל אוטומציה שתבנו אחר כך נשענת על הטבלה הזו.

שש אוטומציות שמתאימות לצוות של כמה נציגים

חלוקת לידים לנציג אחראי

ליד חדש מוקצה אוטומטית לנציג לפי כלל: לפי תור, לפי אזור, לפי סוג מוצר או לפי מי שזמין עכשיו. החלוקה צריכה לדעת על חופשות ועל ימי מחלה, אחרת לידים נשלחים למי שלא בעבודה. אם הנציג לא יצר קשר בזמן שהגדרתם, הליד עובר לנציג אחר או מוקפץ למנהל. הקליטה עצמה, מכל מקורות הלידים, מפורטת בפוסט על קליטת לידים ומענה ראשון אוטומטי.

תיעוד אוטומטי של פעילות

הנציגים לא יקלידו כל שיחה. לכן מחברים: סנכרון מיילים מ Gmail או מ Outlook ל CRM, שיחות מהמרכזיה עם תיעוד אוטומטי ושיחות וואטסאפ דרך ספק API שמתחבר ל CRM. כך כל מי שפותח את כרטיס הלקוח רואה את כל ההיסטוריה.

משימות שנפתחות בכל שינוי שלב

כשעסקה עוברת ל"פגישה נקבעה", נפתחת משימת הכנה ונשלחת ללקוח תזכורת. איך בונים את התזכורות האלה פירטתי בפוסט על תזכורות אוטומטיות לפגישות. כשעסקה עוברת ל"הצעה נשלחה", נפתחת משימת מעקב ליומיים אחר כך. עסקה בלי משימה פתוחה היא עסקה שאף אחד לא מתכנן לגעת בה.

התראה על עסקה תקועה

עסקה שלא הייתה בה פעילות כמה ימים, לפי שלב, מסומנת ומופיעה אצל הנציג ואצל המנהל. ב Pipedrive זה מובנה ונקרא rotting. במערכות אחרות בונים את זה בכלל אוטומציה פשוט.

דוח יומי לכל נציג

בשמונה בבוקר כל נציג מקבל במייל או בוואטסאפ רשימה קצרה: לידים חדשים שעוד לא דיבר איתם, משימות להיום, הצעות שמחכות לתשובה. זה מחליף את הבוקר שבו מחפשים במה להתחיל.

דוח שבועי למנהל

כמה לידים נכנסו ומאיזה מקור, כמה עסקאות בכל שלב, אחוז סגירה לכל נציג, זמן ממוצע עד מענה ראשון ופילוח של סיבות האובדן. דוח כזה הופך את ישיבת המכירות השבועית משיחה על תחושות לשיחה על מספרים.

מעבר לשש האלה, בעסקאות שבהן ההצעה היא שלב מרכזי כדאי להוסיף אוטומציה לשליחת הצעות מחיר. ואחרי שעסקה נסגרת, אפשר לפתוח אוטומטית פרויקט, לשלוח דרישת תשלום ולהעביר את הלקוח לצוות הביצוע.

איך מתעדפים לידים בצוות קטן

בצוות של שלושה נציגים אין מי שיבנה מודל ניקוד מסובך. גם אין בזה צורך. מספיקים שלושה סימנים שהאוטומציה ממלאת לבד או שהנציג מסמן בשיחה הראשונה:

מהשלושה האלה האוטומציה בונה סדר בדוח הבוקר של כל נציג: קודם לידים חמים מתאימים, אחר כך השאר. זה לא מדע מדויק, אבל זה מונע את המצב שבו הנציג מתקשר לפי הסדר שבו הלידים נכנסו ומגיע לליד הטוב ביותר בסוף היום.

דוגמה: יום של נציג לפני האוטומציות ואחרי

זו דוגמה להמחשה, לא תיאור של עסק מסוים. נניח חברה שמתקינה מערכות מיזוג, עם שלושה נציגים.

לפני: הבוקר מתחיל בגלילה בוואטסאפ ובמייל כדי להבין מי פנה אתמול. הנציג מעתיק פרטים לגיליון, מנסה להיזכר למי הבטיח לחזור ומגלה בצהריים שליד מאתמול כבר דיבר עם מתחרה. בסוף היום הוא מעדכן את הגיליון בחלק מהשיחות, אם הספיק.

אחרי: בשמונה בבוקר מחכה לו רשימה: ארבעה לידים חדשים מסודרים לפי דחיפות, שתי הצעות שנשלחו לפני יומיים וצריך לבדוק מה איתן ועסקה אחת שלא זזה שבוע. השיחות והמיילים נרשמים בכרטיס הלקוח לבד. כשהוא מעביר עסקה ל"הצעה נשלחה", המשימה למעקב נפתחת בלי שיצטרך לזכור.

ההבדל לא נמצא בטכנולוגיה מתוחכמת. הוא נמצא בכך שהנציג לא צריך לזכור דברים שמערכת יכולה לזכור במקומו.

איזה CRM מתאים לכמה אנשי מכירות

כמעט כל מערכת תעבוד אם השלבים מוגדרים והצוות משתמש בה. כשהמערכות שלכם לא מדברות זו עם זו, Make מחבר ביניהן. מה צריך להחליט לפני חיבור כזה מוסבר בפוסט על חיבור CRM לאוטומציות שיווקיות.

איך בוחרים מערכת CRM לעסק קטן

מי שמחפש מערכת CRM מומלצת יקבל עשרות רשימות. במקום להשוות פיצ'רים, כדאי לבדוק את הדברים שישפיעו על הצוות שלכם ביום יום:

• אפליקציה טובה בנייד: אם הנציגים בשטח, זה הדבר הראשון לבדוק. תנסו לעדכן עסקה מהטלפון תוך כדי הליכה.
• אוטומציות מובנות: חלוקת לידים, משימות לפי שלב והתראה על עסקה תקועה. כל מה שמובנה במערכת לא צריך Make.
• חיבור לוואטסאפ ולמיילים: האם יש חיבור מוכן או שצריך לבנות אותו.
• חיבור החוצה: API ו webhooks, כדי שאפשר יהיה לחבר את הטופס באתר, מערכת החשבוניות ומרכזיית הטלפונים.
• ממשק בעברית ותמיכה: לצוות שלא עובד באנגלית ביום יום זה משנה יותר ממה שנראה בהדגמה.
• מחיר לפי משתמש: רוב המערכות גובות לפי משתמש לחודש. תחשבו את המחיר לכל הצוות ולחבילה שבה נמצאות האוטומציות שאתם צריכים, לא לחבילה הבסיסית.

לחלק מהמערכות יש גרסת CRM חינם או חבילה חינמית למספר קטן של משתמשים. היא מספיקה לרוב כדי להתחיל עם פייפליין ושלבים. מה שבדרך כלל חסר בה הוא האוטומציות. לכן כדאי לבדוק מראש באיזו חבילה הן מתחילות.

איך גורמים לצוות להשתמש במערכת

מערכת שהנציגים עוקפים לא שווה כלום. לכן ההטמעה חשובה כמו הבנייה:

• לשתף את הנציגים במיפוי: הם יודעים איפה התהליך נתקע. כשהם בנו את השלבים, הם פחות יתנגדו להם.
• מעט שדות חובה: כל שדה חובה מיותר הוא סיבה לא לעדכן. משאירים רק את מה שמישהו באמת משתמש בו.
• להתחיל במה שחוסך להם זמן: תיעוד אוטומטי ודוח בוקר לפני התראות ובקרה. נציג שהמערכת עוזרת לו יעבוד בה.
• אפליקציה בנייד: נציג בשטח מעדכן מהטלפון בין פגישות או לא מעדכן בכלל.
• המנהל עובד מהמערכת: אם בישיבה השבועית מסתכלים על ה CRM ולא שואלים "מה קורה עם הלקוח הזה?", כולם יבינו מהר שכדאי לעדכן.

טעויות שכדאי להימנע מהן

• התראות על כל דבר: נציג שמקבל עשרים התראות ביום מפסיק לקרוא את כולן, כולל את החשובה.
• חלוקה שלא יודעת על היעדרויות: לידים מגיעים לנציג שבמילואים או בחופש ומחכים שבוע.
• הודעה אוטומטית במקום שיחה: ליד חם שביקש שיחזרו אליו צריך טלפון, לא עוד הודעה מתוזמנת.
• אין אחראי על המערכת: בצוות קטן מישהו אחד צריך להיות אחראי לשים לב כשאוטומציה מפסיקה לעבוד ולתאם שינויים.
• הכל בבת אחת: שש אוטומציות שעולות באותו שבוע מבלבלות את הצוות. עדיף שתיים, שבועיים של עבודה ואז עוד שתיים.

AI בצוות מכירות קטן: איפה הוא באמת עוזר

כלי AI נכנסים לרוב מערכות ה CRM. אפשר גם לחבר מודל כמו ChatGPT או Claude דרך Make. בצוות קטן הם שימושיים בעיקר במשימות שהנציגים שונאים:

• סיכום שיחה: אחרי שיחה מוקלטת או אחרי התכתבות ארוכה נשמר בכרטיס הלקוח סיכום של כמה שורות עם הצעד הבא.
• טיוטת מעקב: אחרי פגישה נוצרת טיוטה של מייל או הודעה. הנציג עובר עליה לפני שהיא יוצאת.
• סיווג פניות: הודעה חופשית של ליד מתורגמת לשדות כמו סוג שירות, אזור ודחיפות, שמזינים את התעדוף.

מה שלא כדאי לתת ל AI בצוות קטן הוא לנהל לבד שיחה עם ליד חם או לשלוח הצעות מחיר בלי שאדם ראה אותן. טעות אחת כזו מול לקוח עולה יותר מכל הזמן שנחסך.

מה מודדים אחרי ההטמעה

האוטומציות שתיארתי יוצרות לבד את רוב הנתונים שצריך. אלה המדדים שאני מציע להסתכל עליהם פעם בחודש:

המדד האחרון חשוב במיוחד למי שמשלם על פרסום. הוא מראה אם הקמפיין שמביא הכי הרבה לידים הוא גם זה שמביא הכי הרבה עסקאות. לא תמיד זה אותו קמפיין.

תוכנית ל 30 הימים הראשונים

1. שבוע ראשון: מיפוי עם המנהל ועם נציג אחד. כתיבה של השלבים, השדות וכללי החלוקה. החלטה על מערכת אם עוד אין.
2. שבוע שני: הקמה של הפייפליין, העברה של עסקאות פתוחות ושתי אוטומציות ראשונות: חלוקת לידים ומשימת מעקב אחרי הצעה.
3. שבוע שלישי: הצוות עובד מהמערכת. מוסיפים את דוח הבוקר ומתקנים את מה שהנציגים מתלוננים עליו.
4. שבוע רביעי: סימון של עסקאות שלא זזו ודוח שבועי למנהל. ישיבת מכירות ראשונה שמתנהלת מתוך ה CRM.

אחרי חודש יושבים שוב, בודקים מה עבד ומה לא ומחליטים מה מוסיפים: הצעות מחיר, חיבור לוואטסאפ או תיעוד שיחות.

איך נראה פרויקט כזה אצלי וכמה הוא עולה

אני מתחיל בשיחה עם מי שמנהל את המכירות ועם לפחות נציג אחד, כדי לראות איך העבודה נראית בפועל ולא רק איך היא אמורה להיראות. אחר כך אני מגדיר איתכם את השלבים והשדות, בונה את האוטומציות ב CRM שלכם וב Make. כל אחת מהן אני בודק עם לידים אמיתיים. בסוף אני עובר עם הצוות על המערכת ומשאיר תיעוד קצר.

חלוקת לידים, תיעוד, משימות ודוח יומי נכנסים בדרך כלל לחבילה של עד חמישה תהליכים ב ₪2,599 לפני מע"מ. כשמוסיפים הצעות מחיר, דוח למנהל וחיבור לוואטסאפ, זה מגיע לחבילה של עד עשרה תהליכים ב ₪4,599. חיבור למערכת חיצונית דרך API, כמו מרכזיה, עולה בין ₪1,500 ל ₪2,500. כל החבילות מפורטות בעמוד אוטומציות לעסקים.

שאלות נפוצות

יש לכם שאלה אחרת? שאלו אותי בוואטסאפ